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Hinweisgeber Richtlinie

AERZENER MASCHINENFABRIK GMBH

Herzlich willkommen auf der Seite zum Hinweisgebersystem

Regeln, Gesetze und interne Vorgaben zu befolgen hat bei der Aerzener Maschinenfabrik GmbH höchste Priorität. Um Schaden von unserem Unternehmen, unseren Beschäftigten und Geschäftspartnern abwenden zu können, müssen Regeln und Normen ohne Ausnahme eingehalten werden. Fehlverhalten muss aus diesem Grund frühzeitig erkannt, aufgearbeitet und unverzüglich unterbunden werden. 

Uns liegt viel daran, mögliches Fehlverhalten aufzudecken, wofür wir jedoch die Achtsamkeit aller Beteiligten benötigen, sowie die Bereitschaft, bei konkreten Anhaltspunkten auf mögliche Regelverstöße hinzuweisen. In einem extra dafür geschaffenen Hinweisgebersystem können entsprechende Hinweise jederzeit in deutscher und englischer Sprache - streng vertraulich - abgegeben werden.

Das Hinweisgebersystem garantiert den größtmöglichen Schutz für Betroffene und Hinweisgeber. Erst nach sachkundiger Prüfung des Hinweises und bei Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen schweren Regelverstoß werden weiterführende Ermittlungen eingeleitet. Die Einhaltung höchster Vertraulichkeit ist ein Grundsatz für die Ermittlungen, der sich auch auf alle gewonnenen Informationen erstreckt, die anhand eines definierten Prozesses schnell und fair bearbeitet werden.

Bitte beachten Sie, dass das Hinweisgebersystem der Aerzener Maschinenfabrik GmbH nicht für alltägliche Themen, sondern insbesondere für Straftaten wie zum Beispiel Korruption zuständig ist.

Ombudspersonen der Aerzener Maschinenfabrik GmbH

Neben dem Compliance Beauftragten der Aerzener Maschinenfabrik ist eine externe Rechtsanwältin (Ombudsfrau) als neutrale Mittlerin im Einsatz. Mit dem Begriff "Ombudsfrau" werden "Beauftragte" oder "Bevollmächtigte" bezeichnet, die die Funktion als unparteiische Schiedsperson übernehmen. Die Aerzener Maschinenfabrik GmbH hat zu diesem Zweck die Rechtsanwältin Frau Sandra Kühne als Ombudsfrau bestellt. Sie nimmt als Vertrauensanwältin Hinweise auf mögliche schwere Regelverstöße entgegen und prüft, ob diese plausibel und stichhaltig sind. Sie steht als Hilfe und Ratgeberin den Hinweisgebern zur Seite. Bei Kenntnis der Identität des Hinweisgebers und Bedarf hält sie Rücksprache mit diesen. Im Anschluss leitet sie sämtliche Informationen, in dem mit dem Hinweisgeber besprochenen Umfang, zur weiteren Bearbeitung weiter.

Die Hinweise werden vertraulich behandelt und der Hinweisgeber kann selbst entscheiden, ob er dem Unternehmen gegenüber seine Identität preisgeben möchte oder nicht. Die Sicherstellung, dass Hinweise von Hinweisgebern, die nicht durch das Unternehmen identifiziert werden möchten, anonymisiert weitergeleitet werden, übernimmt auch die unabhängige Ombudsfrau.

Hinweise abgeben

Das Hinweisgebersystem der Aerzener Maschinenfabrik GmbH kann über folgende Kanäle kontaktiert werden:

Damit Ihr Hinweis effektiv bearbeitet und untersucht werden kann, ist es wichtig, dass der Hinweis so konkret wie möglich ist. Sachdienlich wäre es, wenn Sie die fünf W-Fragen berücksichtigen und beantworten: Wer? Was? Wann? Wie? und Wo?

Bitte beachten Sie, dass Ihre Beschreibungen auch von fachfremden Personen nachvollzogen werden können müssen. Darüber hinaus ist es hilfreich, wenn Sie für weitere Fragen zur Verfügung stehen. Sollten Sie ihre Anonymität gegenüber dem Unternehmen gewahrt wissen wollen, können Sie gerne den Kontakt über die Ombudsfrau nutzen.

Bei Verstößen im Zusammenhang mit den Regelungen des Datenschutzes, möchten wir Sie bitten, sich direkt an den Datenschutzbeauftragten zu wenden.